Programas de contabilidad que te ayudan a ahorrar

Es más fácil ahorrar si sabemos de dónde. Llevar una mínima contabilidad doméstica no es difícil, ni costoso, ni consumirá demasiado de tu preciado tiempo, como te mostraremos en este artículo.

Volvimos de las vacaciones felices, con algún kilo de más en el cuerpo y muchos euros de menos en el banco. Para afrontar el otoño con tranquilidad y ser eficaces a la hora de ajustar nuestros gastos, es imprescindible saber en qué se nos va el dinero, es decir, llevar una mínimacontabilidad personal. Para facilitarte esta tarea, hemos seleccionado dos programas:GnuCash 2.4.10, gratuito, y EBP Cuentas Personales 2012, un programa comercial que puede adquirirse por 29,5 €, pero que podemos probar de forma gratuita durante 40 días.

En el tema de contabilidad personal, lo interesante es que no nos quite mucho tiempo. Para eso, la mejor receta es no «ir por libre». No utilizar ninguna herramienta y anotar los gastos en una libreta o en elaboradísimas hojas Excel es más trabajoso de lo que parece y no nos permitirá disfrutar de muchas de las funciones avanzadas o la capacidad de análisis que incorporan los programas que hemos seleccionado. Si no te sobra el dinero, más vale que lo tengas controlado. Sigue nuestros consejos y ponte al mando de tu economía con el mínimo esfuerzo.

Las opciones de GnuCash

1. Instala GnuCash

GnuCash es un proyecto de código abierto que puede instalarse en Windows, Mac y Linux. Accede a su dirección oficial y descarga la versión que se adapte a tu sistema operativo. La instalación no tiene ninguna complicación.

2. Configuración

Nada más arrancar GnuCash por primera vez, se abrirá una ventana de Preparación de un plan de cuentas nuevo, que te irá guiando por el proceso de configuración. Elige la moneda (Euro) y, a continuación, las cuentas que quieras incorporar, que al menos deben incluir la opción Cuentas Comunes.

Además, si tienes acciones o fondos de inversión, no te olvides de señalar Cuentas de Inversión. Las cuentas son los conceptos de ingreso y gasto que se desean analizar. Cabe la posibilidad de modificar esta lista en cualquier momento.

Seguidamente, deberás configurar las cuentas. Fíjate en las del grupo Activo circulante, que son aquellas en las que tienes dinero. Es posible cambiarles el nombre y darles un saldo inicial. También podrás agregar nuevas cuentas desde la pantalla principal de la aplicación, haciendo clic con el botón derecho en la cuenta Activo circulante y seleccionando la opción Nueva cuenta.

Te aconsejamos que des de alta varias cuentas. En primer lugar, una de tipo Banco por cadacuenta corriente y tarjeta de crédito. No hace falta dar de alta las tarjetas de débito, porque lo que pagues con ellas lo puedes anotar directamente sobre la cuenta del banco. Las de tarjeta de crédito pueden ser del tipo Tarjeta de Crédito (en lugar de Banco).

Por otro lado, habilita una de tipo Efectivo por cada una de las personas que manejan dinero en la casa. Así, una retirada en el cajero automático será un apunte de Cuenta corriente a Efectivo, mientras que cuando se pague en efectivo deberá anotarse el gasto correspondiente. El dinero que se damos a los niños se puede considerar directamente un gasto. Un consejo: no reconstruyas el pasado. Anota el saldo inicial a día de hoy, no importa si inicias cada cuenta un día distinto.

El último paso es dar un nombre al archivo de datos. Se guardan en un fichero XML del que puedes (y debes) hacer copias de seguridad. GnuCash permite llevar varias contabilidades independientes en archivos distintos. Para crear una nueva, solo hay que seleccionar en el menú principal Archivo/Nuevo archivo.

3. Anota tus gastos

Lo más cómodo si no quieres estar todo el día pendiente de la contabilidad es ir guardando en la cartera los recibos de todo lo que vas pagando. Una vez a la semana, vacía la cartera y graba los gastos (más todos aquellos que recuerdes y de los que no tengas resguardo).

Para apuntar los gastos, accede a la aplicación. En la ventana de Cuentas aparecerá el saldo de cada una. Aquí nos centraremos en las cuentas de Activo circulante (el dinero). Tras hacer doble clic sobre una de las cuentas corrientes, se mostrará la ventana para introducir los apuntes, en la que debes replicar el extracto del banco. Las ventanas se abren todas dentro de la principal y se cierran en el botón Cerrar. Se pueden introducir apuntes con desglose pulsando sobre el botónDesglosar, como cuando en el ejemplo hacemos una transferencia a otra cuenta corriente en la que se carga una comisión de 1 €.

En la cuenta Metálico, apunta los gastos que has pagado en efectivo durante la semana y remata la faena con un apunte contra Gastos varios, que deje la cuenta con el saldo que tienes en el bolsillo. Una vez puesto al día, comprueba el dinero disponible en la pestaña Cuentas.

Un consejo: edita las cuentas bancarias y, en el campo Código de cuenta, dales un nombre corto que puedas recordar (bk para Bankinter, por ejemplo). Luego, cuando tengas que introducir esta cuenta en un apunte, en lugar de elegir del desplegable, te será más rápido escribir con el teclado el nombre corto.

4. Haz un presupuesto

Accediendo a la opción de menú Acciones/Presupuesto/Nuevo presupuesto, se abrirá una ventana que nos permite introducir nuestros objetivos de gasto por concepto y mes. La ventaja es que no es necesario introducir el presupuesto por cada partida, sino que se puede meter por agrupación (Automóvil, en el ejemplo, es un grupo de conceptos como gasolina, taller, seguro, etc).

Se pueden cambiar las opciones del presupuesto (hacer que sea semanal, por ejemplo) con el botón derecho del ratón. En la opción de menú Informes/Presupuesto/Informe de presupuesto, será posible comprobar si nos estamos ajustando a nuestras intenciones de gasto o no.

5. Apuntes periódicos

La mayoría de los cargos del banco son recurrentes. No se necesita teclearlos cada mes si se prepara un apunte periódico. Para ello, abre la ventana de la cuenta e introduce el apunte. Una vez hecho, selecciónalo con el ratón y pulsa sobre Programar. En la ventana que se abre, indica la periodicidad del cargo. Pulsando el botón Avanzadas, es factible especificar que el programa avise de los cargos con antelación o si se desea que el apunte se genere unos días antes del cargo, lo que puede ser útil para prevenir descubiertos.

6. Conciliación bancaria

Una vez se empieza a introducir apuntes futuros (periódicos), el saldo que nos muestra GnuCashno coincidirá con el del extracto del banco, porque incluirá apuntes esperados. Podemos puntear el extracto en el campo encabezado como R, que tomará los valores n (normal) o p (punteado). En la parte inferior de la ventana de la cuenta se nos muestra el saldo actual, el futuro y el punteado.

También se puede conciliar semi-automáticamente desde Acciones/Conciliar, que nos pedirá el saldo del banco a una fecha dada y nos mostrará los apuntes no punteados que, efectivamente, han venido en el extracto hasta que reconciliemos los importes.

7. Compraventa de valores

Una de las principales ventajas de GnuCash es el tratamiento de los valores. Acciones, bonos, pagarés… casi cualquier producto financiero puede ser adecuadamente tratado. Si lo que queremos es tratar con acciones, tendremos que crear en una cuenta por cada tipo de acción que vayamos a tratar. Estas cuentas se crean como «hijas» de la denominada Acciones, que debe de ser de tipo Acciones, y durante el proceso de alta tendremos también que definir el valor (en nuestro ejemplo, SAN, acciones del banco Santander).

Las compras y ventas del valor se introducen en esta cuenta con los campos Cantidad (positiva para compras y negativa para ventas) y Precio, o bien introduciendo el importe. Si queremos contabilizar las Comisiones, se puede hacer en el mismo apunte (introduciendo un desglose) o bien con un apunte aparte, que es lo más sencillo. Para ver las plusvalías realizadas y latentes, disponemos de Informes/Activos y Pasivos/Cartera de valores avanzada.

Otras opciones

1. El tratamiento de las operaciones en divisas con GnuCash es el más completo que hemos podido encontrar, incluso, brinda la posibilidad de mantener cuentas en monedas distintas de la habitual.

2. Pueden actualizarse por Internet las cotizaciones de divisas y valores automáticamente, así como descargar los extractos de los bancos, pero estas opciones no son fáciles de configurar: no se incluyen los valores más habituales en nuestro país y no se acepta el formato de extractos bancarios N43.

3. Las opciones del menú Negocios incluyen un módulo de facturación de proveedores y clientes, así como nóminas. Se trata de un tratamiento básico, pero suficiente para, por ejemplo, emitir e imprimir facturas personalizadas y hacer un seguimiento de su cobro.

4. La ayuda de GnuCash, más que un manual de uso del programa, es un verdadero y completísimo tutorial sobre cómo organizar una contabilidad doméstica, eso sí, solo está disponible en inglés.

GnuCash 2.4.10

• Características: Programa de contabilidad personal gratuito y multiplataforma, con características avanzadas para tratamiento de valores, divisas, proveedores y clientes que exceden el puro control de ingresos y gastos y la planificación de la tesorería
• Contacto: GnuCash
• Lo mejor: Multidivisa, multiusuario, amplias funciones de control bancario, proveedores y clientes. Listados e informes completos y accesibles
• Lo peor: No admite extractos en formato Norma43. La ayuda, que es excelente, solo está en inglés
• Precio: Gratuito
• Valoración: 9
• Calidad /Precio: 9

• EBP Cuentas Personales 2012

  EBP Cuentas Personales es un completo programa comercial que podemos adquirir por 29,5 € y probar durante 40 días sin coste previo registro. Es posible descargarlo desde su web oficial. La instalación de la versión de prueba exige que nos registremos.
  En comparación con GnuCash, EBP Cuentas Personales cuenta con funciones más limitadas, por ejemplo, no incorpora cartera de valores y el tratamiento de divisas es muy rudimentario. Sin embargo, la interfaz es más agradable, está completamente en español, los informes y gráficos son excelentes y permite incorporar los extractos bancarios en los formatos más habituales entre bancos españoles.
  En conjunto, resulta adecuado para personas que no utilicen productos financieros sofisticados, pero quieran mantener un control de su economía. Su utilización es muy parecida a la descrita anteriormente, por lo que nos limitaremos a resaltar las diferencias principales.

  8. Configuración

  En EBP Cuentas Personales es factible configurar algunos parámetros más que en GnuCash. Lo primero que tienes que hacer es dar de alta tus cuentas bancarias, tarjetas de crédito y, al menos, una cuenta de efectivo. La primera vez que accedes a la aplicación, mostrará el menú de actividades, en la que escogemos la opción Crear una nueva cuenta.
  
  Abre una cuenta desde la pestaña Cuenta, escogiéndola en el desplegable. El botón Parámetrospermite configurar las propiedades de la cuenta y, mediante Nuevo, puedes introducir los apuntes. Cuando accedes a una cuenta, puede que aparezca una ventana con las alertas, que nos avisará de próximos vencimientos o descubiertos previstos de la cuenta.

  9. Categorías, Tipos y Terceros

  El programa posibilita asignar cada apunte a una Categoría, que son los conceptos de ingreso o gasto en que clasificaremos nuestra contabilidad. Las categorías se pueden desglosar en subcategorías. En Tercero están los proveedores y clientes con los que trabajas (la compañía de la luz, gas, etc) y en Tipo se registran las operaciones (cajero, cheque, transferencia…) mediante las que mueves el dinero.
  
  En cada movimiento se informan los tres conceptos, pero, si no quieres complicaciones, puedes asignar únicamente el tipo Otros a los apuntes o incluso omitir el Tercero, ya que lo relevante para nuestros análisis suele ser la categoría de gasto.

  10. Ingresos y gastos

  Mediante el botón Nuevo de la pestaña Cuenta, añade los apuntes. Al menos, especifica la fecha,importe, tipo, tercero y categoría. Una utilidad importante es la de adjuntar un documento al apunte, si por ejemplo tienes la factura o recibo en formato digital. Para introducir un apunte periódico (un recibo domiciliado, por ejemplo), accede a la pestaña Vencimientos/Nuevo. Deberás rellenar la fecha de inicio y fin, el importe, la cuenta y categoría, etc.
  

  11. Extractos

  A diferencia de GnuCash, EBP Cuentas Personales permite cargar los extractos del banco en formato Norma43, mediante la opción del menú principal Importar y Exportar/Importar un extracto bancario N43. Escoge el archivo que has bajado de la web del banco y, en la ventana inferior, verás los apuntes que contiene. Los apuntes se insertan en la cuenta que mantengas abierta en ese momento.
  
  La importación de extractos es una buena manera de ahorrar tiempo tecleando, pero no exime de comprobar la corrección de los apuntes del banco. La forma en que EBP Cuentas Personalesrealiza la importación obliga, además, a verificar que los apuntes periódicos (Vencimientos) no duplican la información cargada en el extracto.

  12. Analiza tus gastos

  El aspecto en que sin duda es más potente EBP es en informes y gráficos, muy accesibles desde el menú principal y bien diseñados. Estos permiten, con muy poco esfuerzo, revisar los gastos e ingresos en una amplia variedad de formatos.
  No queremos terminar sin comentar que EBP Cuentas Personales tiene otras opciones útiles. Así, el apartado Presupuesto permite introducir uno y analizar sus desviaciones. En el menú principal, desde la sección Herramientas/Simulación, podremos calcular las cuotas de un crédito o utilizar una calculadora financiera.
  

  Algunas alternativas on-line

  Además de las aplicaciones mencionadas y otras similares, existen otras alternativas en la Nube. Se pueden utilizar desde cualquier ordenador con conexión a Internet, dando de alta una cuenta de usuario. En España existen al menos dos buenos programas on-line de contabilidad personal: Teso y ContaMoney.
  El primero está orientado al control de la tesorería, con características avanzadas, como laconciliación de extractos bancarios, cartera de valores, tratamiento de divisas y proyección de saldos tan potentes o más como las que hemos analizado en este práctico. Como consecuencia de esa misma orientación, los informes y gráficos de análisis de gastos son bastantes pobres. El programa no se actualiza desde 2011, si bien los desarrolladores lo mantienen abierto a su uso gratuito.
  ContaMoney cuenta con una interfaz más cuidada, más orientado a la contabilidad de gastosque a la tesorería. Dispone incluso de una app para iPhone. Su uso es gratuito; pero, si queremos disfrutar de algunas de las características avanzadas, habrá que desembolsar cantidades modestas (entre 1 y 3 €) por cada una.

  EBP Cuentas Personales 2012

  • Características: Programa de contabilidad doméstica con excelentes funciones de análisis de ingresos/gastos. Interfaz de usuario sencilla, buenos gráficos, cómodo de utilizar. Permite incorporar extractos de los principales bancos españoles. Copias de seguridad con encriptación de datos
  • Contacto: EBP
  • Lo mejor: La posibilidad de incorporar los extractos de bancos según la Norma43 del CSB, el estándar en España. Las potentes funciones de análisis de gastos y control presupuestario
  • Lo peor: No hace un buen tratamiento de productos financieros sofisticados: cartera de valores y operaciones en divisas. Sí incluye préstamos
  • Precio: 29,5 euros
  • Valoración: 8
  • Calidad /Precio: 7,5
  • Fuente:PCActual