GoodSync es la solución perfecta para tener copia de todos los ficheros importantes, desde imágenes a hojas de cálculo, pasando por el correo electrónico, contactos o textos.
Nivel: Intermedio
La copia de seguridad es una tarea cuya utilidad es obvia: crear un duplicado de los archivos más importantes, aquellos que no nos podemos permitir el lujo de perder porque no podemos reemplazarlos. Por ejemplo, la carpeta con todas las fotos de los últimos años, la contabilidad doméstica, algunos e-mails. Prácticamente hay tantas posibilidades como usuarios diferentes, pues cada uno tiene sus propias características y necesidades.
Sin embargo, esta labor de efectuar backups (tan esencial como disponer de un buen antivirus y, además, tenerlo actualizado), no se asume nunca por parte de un alto porcentaje de usuarios, ya sea por desconocimiento, despreocupación o porque piensan que es una tarea ardua. Nada más lejos de la realidad: realizar una copia de seguridad de los elementos clave en un equipo no lleva más que unos minutos. Eso sí, siempre que la hagamos desde el principio. Si llevamos con el ordenador unos años, es lógico pensar que tendremos miles de documentos importantes y, por tanto, la primera copia será más laboriosa y compleja. Pero, a partir de este primer momento, únicamente hay que mantenerla actualizada. Y, aunque todo depende del uso que hagamos del PC, no recomendamos que pase más de una semana sin hacer un backup.
Sea cual sea nuestro caso, GoodSync es una herramienta muy adecuada en este contexto. De forma básica, lo que hace es analizar las carpetas que especifiquemos (donde tengamos los ficheros a replicar) y comprobar qué archivos se han modificado desde el último análisis. Los ficheros resultantes del backup los almacena en el repositorio que especifiquemos (bien una unidad local o un sitio en la Nube), manteniendo siempre la copia de seguridad al día. Eso sí, este proceso exige de antemano un poco de organización por nuestra parte si no queremos que se vuelva demasiado complicado. Así, necesitamos guardar todos esos archivos en sitios muy concretos. No es muy útil tener, por ejemplo, la contabilidad mensual repartida por varias carpetas diferentes, pues deberemos buscar en todos esos sitios. En consecuencia, es imprescindible contar con los documentos bien concentrados, de modo que con indicar al programa a lo sumo una docena de carpetas, se haga copia de seguridad de todo lo que ellas contengan.
1. GoodSync Connect
El proceso de instalación no entraña ninguna característica especial, solo tenemos que acordarnos de marcar la opción Run GoodSync para ejecutar la aplicación cuando concluya su emplazamiento.
A continuación, pasamos a la configuración de GoodSync Connect, una potente herramienta que debemos tener presente, aunque no es la protagonista de este artículo. Con ella, lo que hacemos es establecer una cuenta a la que asociamos dos equipos, por ejemplo, el de casa y el del trabajo, de modo que, tras instalar el software en ambos sitios, usando esta funcionalidad sea posible realizar una conexión P2P real entre ambos para intercambiar archivos de forma sencilla.
Con este objetivo, aceptamos la opción resaltada en pantalla e introducimos los datos de la cuenta, esto es, la ID del ordenador, un nombre de usuario, una contraseña, el nombre real y una cuenta de correo electrónico.
2. Crea la tarea
Metidos de lleno en el funcionamiento de GoodSync, descubrimos que opera mediante tareas. Podemos crear tantas como necesitemos (con la limitación de tres tareas de 100 elementos en el caso de que utilicemos la versión gratuita). Este tipo de administración por tareas resulta útil si se manejan diferentes clases de datos en distintas localizaciones y/o queremos que la actualización se produzca en varios intervalos de tiempo. Nada más arrancar el programa, podemos crear la primera (también se accede a través de la opción Tarea del menú). Asignamos un nombre y elegimos el tipo, en nuestro caso, Respaldo.
3. Datos a guardar
En la interfaz principal, seleccionamos los datos que vamos a respaldar pulsando en Examinar y navegando por el explorador que aparece (en la ventana se denomina Carpeta Izquierda) hasta alcanzar My Computer para buscar los archivos en nuestro equipo. Activamos la casillaSeleccionar múltiples elementos, que nos permite elegir varias carpetas diferentes de nuestro disco duro, mientras que habilitando Ver archivos podremos visualizar el contenido de dichas carpetas (muy útil si no estamos seguros de que sean las que buscábamos). Solo resta decidir qué deseamos respaldar y, una vez concretado, pulsar sobre el botón de OK.
4. Dónde hacer la copia
De vuelta a la interfaz principal, pulsamos esta vez el botón Examinar situado a la derecha, en la zona destinada a servir de copia de seguridad. Se vuelve a lanzar laventana de explorador (ahora con el nombre de Carpeta Derecha) para escoger el destino de la copia, que incluso podría ser nuestro mismo equipo. Sin embargo, para este práctico nos decantamos por la nueva, en concreto, por Google Drive. Introducimos nombre de usuario de la cuenta y contraseña a y pulsamos en el botón Servidores. Vemos las carpetas que tenemos disponibles y aceptamos.
5. Análisis de los archivos
Con ambos lugares escogidos, llega el momento de analizar las carpetas. Pulsamos en el botónAnalizar y, en unos segundos (en función de la velocidad de la conexión y la cantidad de archivos), aparecerá un listado de todos los archivos que van a componer la copia de seguridad. En la zona central-izquierda, vemos el nombre, tamaño y fecha de los archivos que están en nuestro equipo. A continuación, una columna para indicar la dirección hacia la que se va a hacer la copia de cada archivo en función de cual sea más nuevo (desde aquí podemos cambiar el sentido o incluso detener la copia de determinados ficheros y/o carpetas cambiando la flecha o seleccionando el círculo, respectivamente). Y, después, el tamaño y la fecha del archivo en su destino.
En este caso, al ser la primera copia, no hay datos en el lugar de destino, pero posteriormente, esto nos servirá para saber de cuándo es la información que tenemos respaldada. Justo debajo, localizamos un conjunto de botones para filtrar los resultados en función de una serie de parámetros, como los archivos incluidos, los excluidos, los nuevos o los que vamos a borrar, entre muchos otros.
6. Sincronización
Por último, solo nos queda sincronizar los ficheros. Recordemos que GoodSync funciona en ambas direcciones, de modo que este sistema nos permite, por ejemplo, trabajar en la Nube desde un segundo ordenador (un portátil, por ejemplo) y luego sincronizar con el equipo de la oficina. De esta manera, tendremos tres copias perfectamente sincronizadas y actualizadas.
Pulsamos en Sinc y el proceso de copia se iniciará, siendo más o menos rápido en función de nuestra velocidad de conexión y de la cantidad de datos a transferir. Una vez que hemos completado el proceso, eventualmente pueden aparecer una serie de errores, como es nuestro caso, y que podemos ver en detalle filtrando con el botón correspondiente, especialmente si ha habido algún corte en la conexión o si algún fichero estaba defectuoso. Comprobamos que el archivo erroneo está bien y que no supera el límite de espacio libre que tenemos disponible en la Nube y lo volvemos a subir.
7. El planificador
Este proceso ha sido todo manual. Ahora, podemos (y debemos) planificar la tarea para que se ejecute cada cierto tiempo, de modo que siempre tengamos protegidos y al día nuestros ficheros. También es factible hacerlo manualmente con el procedimiento anteriormente descrito siempre que lo deseemos, pero la planificación es imprescindible por si se nos olvida en algún momento. Para ello, pulsamos el botón Auto o las teclas Alt+O y, en la ventana que se lanza, en Auto, procedemos a definir nuestras opciones.
Hay dos bloques, la parte superior nos permite Analizar y/o Sincronizar en los casos indicados: cuando se cambia un archivo, cuando se inicia GoodSync, de forma regular, al estar presentes ambas carpetas o al apagar el sistema. Todas ellas son importantes y útiles en función de nuestras necesidades. Por ejemplo, si estamos trabajando con ficheros de forma secuencial (es decir, uno tras otro sin volver atrás, como en el tratamiento de imágenes) la primera opción, Al cambiar archivo, es ideal, estableciendo una demora de unos segundos para asegurarnos de que el fichero está cerrado y terminado. Si, por el contrario, trabajamos continuamente con algunos archivos (documentos de Office, por mencionar alguno), lo mejor es hacerloPeriódicamente, del mismo modo que activamos en la suite ofimática el guardado automático.
Por su lado, Al conectar Carpetas es ideal cuando estamos en un portátil y no siempre tenemos la conexión a Internet activa, pues así, al conectarnos el programa, buscará los cambios y procederá a actualizar los archivos necesarios. Asimismo, Al Desconectar conviene tenerlo siempre activado, de modo que nos aseguremos de que, al apagar el sistema, tenemos la última copia de seguridad de nuestros datos subida a la Nube. Al iniciar GoodSync es útil si no tenemos el programa ejecutándose continuamente, de forma que, cuando hemos terminado de trabajar o queremos hacer la copia, al ejecutarlo directamente podemos decirle que haga la copia de los ficheros elegidos estableciendo una demora de segundos por si acaso. Dado que cada tarea puede ser configurada de forma individual, es interesante crear varias y fijar tiempos de sincronización diferentes.
8. La programación
La zona inferior de laventana de Auto se reserva a las opciones de programación de GoodSync. Las dos primeras nos brindan la posibilidad de decidir si la copia de seguridad se hace estando conectados o desconectados de la cuenta de nuestro alojamiento on-line (recordad que habíamos elegido Google Drive). Al activar la programación, se nos mostrará la misma ventana a la que llegamos al pulsar sobre el botón Configurar, que nos permite determinar cuándo ejecutar la copia de seguridad, contemplando opciones como si el equipo está inactivo, si no está enchufado a la corriente (en el caso de portátiles) o la de detener la tarea si esta tarda demasiado (una cantidad de tiempo que podemos especificar en horas y minutos). También cabe automatizar la resolución de conflictos. En este aspecto, os recomendamos la opción de que prevalezca el archivo más nuevo, así como habilitar Esperar a eliminar bloqueos si queremos esperar a que se eliminen los bloqueos que afectan a algunos archivos que están siendo usados por las aplicaciones.
Fuente:PCActual
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