Conoce las nuevas funciones de Google Docs

Hace unos meses Google presentó la nueva versión de su suite ofimática on-line Google Docs introduciendo desde entonces, y de manera progresiva, nuevas funciones y características. En muchos casos son pequeños detalles y, en otros, grandes novedades que, en suma, logran que Google Docs se acerque cada vez más a las suites ofimáticas tradicionales que se ejecutan como una aplicación más en nuestro PC.

La novedad más importante, sin duda, es ver cómo se ha pasado de utilizar un editor HTML que utiliza exclusivamente el navegador web para funcionar a un potente editor íntegramente basado en JavaScript que se ejecuta como una aplicación independiente por encima del navegador y de manera totalmente independiente a éste. Gracias a este cambio, por ejemplo, ya podemos utilizar la tecla tabulador en toda su dimensión, controlar de manera más precisa el texto y tipos de letra, insertar imágenes, etc.

Además, se ha mejorado de manera exponencial la colaboración en línea entre varios usuarios, un aspecto realmente importante para muchos entornos donde resulta incluso más potente y eficaz que el extendido MS Word. Veamos algunas de las novedades más interesantes.

NIVEL:BÁSICO

Truco 1. Activa la nueva versión

Antes de comenzar a ver las novedades de Google Docs tenemos que habilitar la opción de utilizar la nueva versión. Para ello, una vez dentro del entorno, pincharemos en la opción superior de Configuración y luego en Configuración de Docs. Acudiremos entonces a la pestaña de Edición y, una vez en esta pantalla, en el apartado de Nueva versión de documentos de Goo­gle, activaremosCrea nuevos documentos de texto con la versión más reciente del editor de documentos. Hecho esto, pulsaremos en Guardar y volveremos al entorno de Docs.

Eso sí, es importante saber que las nuevas funciones se aplicarán para los nuevos documentos que creemos a partir de este momento, mientras que los documentos ya generados en el pasado seguirán utilizando el entorno y opciones anteriores (aunque sí disfrutarán del nuevo editor JavaScript).

Truco 2. Comentarios más potentes

La función de comentarios en la aplicación de documentos ha mejorado mucho respecto a la versión anterior. Ahora, los comentarios se colocan como cajas de texto a la derecha de la página, indicándose en colores los incluidos por cada usuario e incluso con la opción de poder contestarlos con solo pulsar el icono en forma de flecha. De esta forma, cuando en un documento colabore más de una persona, es realmente fácil incluir, diferenciar y discutir cambios de manera muy sencilla e intuitiva.

Para incluir un comentario basta seleccionar el texto o punto del documento que nos interese comentar, dirigirse al menú Insertar y seleccionar la opción Comentario. A la derecha aparecerá una caja de texto donde escribir nuestro comentario.

Truco 3. Barra de herramientas

Aunque a simple vista no ha cambiado demasiado, la barra de herramientas de los documentos incluye algunas novedades bastante útiles. Por una parte, tenemos la regla que, al igual que el Word, nos permite indicar los márgenes del documento, añadir nuevas marcas de tabulación y guiarnos sobre la posición exacta de un texto o elemento sobre el papel.

También hemos visto desaparecer algún icono, como el que se identificaba con un disquete y servía para guardar. Ahora, el guardado es automático e instantáneo (como en las hojas de cálculo) ante el menor cambio. De esta manera, nunca tendremos que preocuparnos de pulsar un botón.

Además, junto a la caja de los tipos de letra (en la que se han incrementado los tipos disponibles), encontramos un desplegable con los formatos predefinidos. Con ello, ya no hay que navegar dentro de los menús para localizar diferentes tamaños de cabecera predeterminados.

Y, para los que gusten de los atajos de teclado, pulsando Ctrl+F (Comando + F en Mac), veremos aparecer en la barra de herramientas una caja donde insertar cualquier texto que deseemos buscar en el documento. Según introduzcamos la palabra, ésta nos será mostrada y resaltada en el texto.

Truco 4. Marcadores, ¡por fin!

Aunque es una función muy utilizada, sobre todo en documentos largos, no ha sido hasta esta versión cuando se han incorporado los marcadores en los documentos de Google Docs. Gracias a ello, por ejemplo, podemos insertar uno al comienzo de cada capítulo y crear después un índice con enlaces directos a la primera página de cada capítulo. También resulta muy útil para crear documentos de preguntas y respuestas, en los que, al pinchar sobre cada pregunta, se nos lleve a la respuesta adecuada unas páginas más adelante.

Para utilizarlos dentro de un documento, basta seleccionar el texto o posición donde deseamos colocar el marcador, ir al menú Insertar y pinchar en la opción Marcador. Para crear un enlace a dicho marcador, solo hay que seleccionar el texto que enlazará con él y pinchar en Insertar/Enlazar. Aparecerá un cuadro de diálogo donde tendremos que escoger la opción Bookmark, de modo que surja a la derecha una lista con todos los marcadores presentes en el documento.

Truco 5. Gráficos y WordArt

En la edición anterior de Google Docs, en los documentos se podían insertar gráficos creándolos por separado en una ventana distinta y más tarde los incrustábamos como una imagen en el documento en cuestión. Ahora, la suite exhibe una nueva herramienta específica para generar gráficos, letreros y otras creatividades que van más allá del procesado de textos.

Así, desde la pantalla principal de Google Docs, pincharemos sobre Crear nuevo/Dibujo. Lo que se abrirá a continuación es un documento en el que podremos insertar cuadros de texto, formas, e incluso letras artísticas. Es suficiente con pulsar en el menú Insertar para que se desplieguen antes nosotros las diferentes posibilidades.

Lo bueno es que, de esta forma, siempre podremos guardar todas las formas y gráficos que creemos, y que más tarde podremos descargar como una imagen para, por ejemplo, incrustar en el documento de texto. Es quizá un paso intermedio frente al Office tradicional, pero en cualquier caso mejor que la solución anterior, que limitaba bastante nuestra creatividad.

Truco 6. Hojas de cálculo mejoradas

Aunque la aplicación de documentos ha recibido el grueso de las novedades, la de hojas de cálculo también ha mejorado algunos aspectos, incluido el gráfico. Es posible activar las nuevas funciones en cualquier hoja con solo pinchar sobre Probar versión nueva, opción que aparece en la parte superior derecha.

Así, por ejemplo, la ordenación de celdas se puede aplicar a un rango de celdas en base a una serie de reglas de una o varias columnas. De igual forma, se han añadido nuevos temas gráficos para componer los formularios de recogida de datos que después volcarán la información a la hoja de cálculo. Se trata de una función muy poco utilizada, pero que permite crear encuestas y páginas de recogida de datos de manera extremadamente sencilla. Incluso la introducción de texto en las celdas esta ahora mejor resuelta, con una caja creada al efecto y marcándose en colores las llamadas a diferentes celdas a la hora de componer una formula (que se han visto ampliadas).

Por último, la gestión de las diferentes hojas de un documento también ha mejorado exponencialmente. En la última entrega, es más atractivo el aspecto de las pestañas inferiores, al tiempo que se ha añadido la opción de copiar la hoja no solo dentro del propio documento, sino en otra hoja de cálculo que tengamos creada en nuestro Google Docs.

Colaboración en línea

Uno de los aspectos que más han mejorado en Google Docs (para los documentos, hojas de cálculo y las presentaciones) es el trabajo colaborativo entre distintas personas sobre un mismo documento y en tiempo real. Así, una vez compartido un documento con otros usuarios, éstos pueden estar trabajando sobre él de manera simultánea sin ningún tipo de restricción, viendo en todo momento qué y dónde está escribiendo cada uno. Cuando esto ocurre, se coloca una marca de color sobre la parte del texto en la que está posicionado cada usuario, mostrándose en tiempo real cómo añade o elimina texto.

Además, a la derecha, si pinchamos sobre el cuadro de información que indica que otros usuarios tienen abierto el documento, se desplegará una ventana en la que chatear con cualquiera de las personas que están en línea. Esto es un importante avance que antes no existía, lo que sin duda supone un gran paso adelante frente a otras soluciones de trabajo colaborativo más caras y complejas.

FUENTE: PCActual